微信教室

團隊協作系統Teambition

團隊協作離不開項目管理,它不僅能讓參與者明確自己的任務目標,也可以讓項目管理者快速了解參與者的任務完成情況和項目總體進度。在協作過程中,我們不僅要有足夠直觀且完善的任務系統,以應對多種場景下的任務分配,還需要一個可以多維度記錄和追蹤項目完成情況的統計系統,方便負責人及時發現問題並把握好項目進度。

目前我們使用的項目管理工具是 Teambition,這是一套基於「看板系統」的工具,它保持了「看板系統」在項目管理中直觀易用的特性,同時也針對企業在項目管理中經常遇到的問題開發了很多特色功能,讓整套系統變得更加符合使用習慣。

項目:工作分配更清晰

企業工作經常需要跨部門分工合作,由於工作內容不同,需要參與的部門也不盡相同,例如編輯部的日常的發稿工作僅需要編輯負責,商務合作則需要商務、編輯和運營共同參與,而遇到一些大型活動時,就需要編輯、運營、設計、商務甚至是開發等多個部門合作完成。

在 Teambition 中,我們可以根據工作內容的不同創建多個「項目」,作為 Teambition 的核心功能,管理者可以根據實際情況將員工分配至不同的「項目」中,這樣不僅能保證每個「項目」中出現的都是和任務相關的內容,也能確保只有參與者能夠接收到任務通知。一些因舉辦活動而組建的「項目」則可以在活動完成之後歸檔。

44f971f17e8569413b92435615db6985
項目頁面

同時,因為「項目」之間是相互獨立的,每個「項目」都可以按需做個性化設置,如「項目」公開性是「企業所有成員可見」還是「僅項目成員可見」,是否需要添加不同的任務類型和自動化規則等。

845ff38bff1897d9404dd0ea80f26e70
「項目」自定義設置

 

任務看板:任務執行更高效

「任務板」是「項目」的主要呈現形式,Teambition 的「任務板」采用了「看板系統」的展現方式,每個任務板分成多個任務列表並列排放,列表中的卡片就是一個個任務,通過將卡片拖拽到不同列表,代表此任務的當前狀態,這種方式直觀且便於操作,所有人都能迅速定位到自己的任務,管理者也能快速掌握任務的當前進度。

 

用任務列表劃分工作進度

每個項目工作內容不同,我們在設置列表也會拆分為多個維度。如果你之前有使用看板系統的經驗,或是對項目的流程規劃比較清晰,可以創建空白項目並自己劃分列表。

例如編輯部的工作全都圍繞發稿進行,主編需要知道每個編輯目前負責了幾個選題,以及各選題進行情況,所以任務列表會根據寫稿流程分為「收集箱」「確認選題」「本周進行」「等待檢查」和「完成」五部分。

編輯平時想到的選題都會先放在「收集箱」內,這些選題經過討論後,確認要做的選題會移動到「確認選題」列表交由指定編輯負責,不做的選題則直接在「收集箱」內歸檔。根據選題優先級,需要本周執行的選題會移動至「本周執行」,初稿完成後將卡片移動至「等待檢查」,由負責人統一檢查並排期,待文章發布至首頁後卡片則會移動至「完成」。

5af167142f989e4753af731cc6ccfa27
編輯部任務列表

通過建立子任務進一步明確分工

在商務合作時,大家更關注每個項目的進展,從接洽立項到執行再到後期反饋,任務列表同樣是按照執行流程進行劃分,列表中的每個卡片則代表了一個合作項目,但在項目執行階段會涉及到商務、編輯、運營等多個部門的同事參與文章撰寫、活動運營等多項任務,此時除了任務列表之間的「橫向進度」之外,每個卡片也都會通過子任務的方式建立一個「縱向進度」。

0553dbdecd8580f44581c3b21bc51645
商務合作任務列表

初期接洽時,商務會將篩選後的合作項目添加在「接洽詢問」列表中,並在備注中簡單介紹合作方背景資料及合作需求,相關資料可以直接上傳到 Teambition 中並附在卡片中,編輯和運營同事此時會根據需求制定合作方案。

確認合作後,商務會對卡片內容進行進一步補充,根據約定添加整個項目的截止日期,並在卡片內創建子任務和子任務截止時間,分派給編輯或運營同事。在執行過程中,由於商務是主要負責人,因此編輯和運營在完成每個子任務時都會收到相應的提醒,方便及時得知項目的進展情況。

168d8db75039d8a2460512b9cf435837
在卡片中設定「子任務」

在編輯和商務完成所有分派的子任務完成後,將卡片移動至「後續工作」,商務負責後期反饋,整個項目完成後,主負責人將項目卡片自動跳轉至「已完成」,每月回顧之後進行歸檔。

如果對於如何劃分任務列表不是很了解,在創建項目時 Teambition 提供了 40 多種模板,涵蓋了產品研發、市場營銷、行政人事等多個方面,每個模板都有已經劃分好的任務流程,只要找到合適的項目就能快速創建項目並設置好任務列表。

b8e8274b33d076a9daf9b5c9497d8e20
內置項目模板

統計 & 周報:項目進度一目了然

各部門在每周的例會上都會回顧上周部門成員的工作情況,項目負責人也需要定期查看項目成員的工作情況以及項目的進展,Teambition 提供的「周報」和「項目統計」功能可以供管理者方便地查看這些信息。

在項目設置內打開「統計」功能,項目負責人就可以查看這個項目中的任務總量,已完成和逾期任務,以及每個項目成員的任務完成情況,在「報表管理」中你還能根據需求篩選想要查看的數據。「統計」功能提供了多個維度的統計數據,並通過柱狀圖、折線圖等多種形式直觀地展現這些數據。通過查看這些數據,項目負責人可以重新評估項目排期,及時發現問題並作出調整。

f27ea778d2b4d533133a635aee287921
項目統計

「周報」功能則會統計公司所有項目的完成情況,周報主要分為完成任務數量、逾期任務數量和新增任務數量三個指標,方便企業管理者查看對整個公司的情況有一個總的了解。

59209c6decb368855b24de15eaf4082c
周報

日程:用 Teambition 將會議執行得更到位

Teambition 還提供了日程安排功能,在項目設置中打開「日程」功能,即可隨時安排需要項目成員共同參與的活動,例如編輯部每周會提前用「日程」安排好本周的選題會時間,並在卡片備注中寫好每次選題會的議題以便編輯提前准備。

開會時,編輯提前准備的選題和會議記錄則會用 Thoughts 來記錄,Thoughts 是 Teambition 推出的知識庫類型在線寫作工具,作為 Teambition 的一部分,Thoughts 可以輕松和項目任務進行聯動,在項目任務卡片中關聯相關資料,或是再 Thoughts 文檔內關聯對應任務。

每周選題會前負責人會在 Thoughts 內創建對應的選題會文檔,並在項目日程中添加開會時間和參與者,並將 Thoughts 中創建好的文檔關聯至日程內,參與者可以在開會前先在文檔內添加想要在會上討論的選題和相關背景資料。

ff4bd5222a265c09e367f44010727890
日程

會議記錄的最終目的除了方便會議開會內容,還需要將開會時確定的任務具體落實下去。在選題會上確認的任務,可以在 Teambition 內直接創建任務,並在卡片內關聯對應的會議記錄文檔,方便任務執行者查看會議上討論的細節要點。

ad3c3843f8edd849f2150343a94a03c6
會議記錄

當然作為一個知識庫類的服務,Thoughts 的功能不止是寫會議記錄這麼簡單,利用 Thoughts 團隊成員可以在線編寫文檔,分享自己搜集到的資料素材,或是將團隊現有的規範文檔放在 Thoughts 中方便所有人查看。

d1ebde8d03aadc10a62ae373e93ab11c
Thoughts 首頁

除了上面這些我們在協作中經常用到的功能,Teambition 還提供了 OKR 目標管理、自建應用等針對不同的工作場景的強大功能,而在連通性方面,Teambition 可以和印像筆記、石墨文檔、億方雲、金數據、ProcessOn 等國內常用工具互聯,足以滿足多數公司的團隊協作需求。如果你正在尋找合適的團隊協作管理工具,不妨試著從 Teambition 開始。

 

 

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s